Agilidade no trabalho remoto durante a pandemia: Como melhorar

As equipes ágeis prosperam quando trabalham no mesmo local em grupos unidos e auto-organizados. Entretanto, na era da Covid-19, o trabalho remoto se tornou a norma e os sinais sugerem que ele veio para ficar. A vista disso, as equipes precisam se adaptar para conseguir garantir a agilidade no trabalho remoto durante a pandemia.

Isso representa um desafio único para os conceitos da gestão ágil. Um dos principais princípios é que a maneira mais eficiente e eficaz de transmitir informações são as reuniões cara a cara. Sim, isso pode ser feito através das reuniões online, mas algo se perde quando o local de trabalho fica online?

Algumas pesquisas sugere que o ceticismo em relação aos arranjos do trabalho remoto é injustificado. De acordo com uma pesquisa com 800 empregadores, conduzida pela consultoria de recursos humanos Mercer, 94% disseram que a produtividade era a mesma ou maior do que antes da pandemia.

Com as políticas certas, a liderança pode combinar os pontos fortes das equipes ágeis, como automotivação e capacidade de mudar de curso, com o novo potencial de produtividade de trabalhar remotamente.

Dessa maneira, confira abaixo algumas abordagens sobre agilidade no trabalho remoto durante a pandemia de Covid-19 a serem levados em consideração.

1. Mantenha as equipes ancoradas nos objetivos da empresa

Para que seja possível melhorar a agilidade no trabalho remoto durante a pandemia, é necessário ter clareza, alinhamento e engajamento em torno dos objetivos e resultados-chaves (OKRs) de sua empresa, dado que elas são as âncoras que guiarão a implementação da sua abordagem ágil.

É importante garantir que seus objetivos sejam personalizados para cada funcionário. E isso pode ser feito, por exemplo, utilizando uma abordagem simples; o Planilhas Google, em que os objetivos da empresa de nível superior são definidos e, em seguida, cada um dos OKRs da empresa se torna os objetivos para o próximo nível de liderança e assim por diante, até que cada funcionário saiba quais são os três ou cinco principais OKRs que irão contribuir para os objetivos da empresa.

2. Use ferramentas digitais para emular o ambiente de escritório

Inegavelmente, é impossível falar sobre agilidade no trabalho remoto durante a pandemia sem falar sobre as ferramentas digitais.

Um benefício óbvio da colaboração no escritório é a presença física e pessoal dos funcionários. Quando você trabalha remotamente, essa conexão física pode se perder no espaço digital.

Portanto, você deve usar ferramentas digitais para recriar essa sensação de proximidade. E para isso, uma ferramenta que permite que você veja alguém cara a cara – Zoom, Google Meets, Microsoft Teams, Skype, entre outros – é extremamente útil. Quando todos na chamada ativam seus vídeos, você pode ver a linguagem corporal e as expressões dos membros da equipe.

Você também pode recriar suas cerimônias ágeis, eventos e planejamento de sprint com o uso de algumas ferramentas.

Há uma certa curva de aprendizado na utilização de ferramentas digitais, então você e sua equipe devem ser extremamente pacientes e cuidadosos. E lembre-se; sempre haverá usuários pioneiros e aqueles que são menos rápidos para entender a nova tecnologia.

3. Defina claramente as funções e as metas de suporte

No local de trabalho, a ambigüidade tende a causar atrasos, conflitos improdutivos e falhas, e trabalhar remotamente pode aumentar a quantidade de ambigüidade que uma equipe enfrenta. Você pode neutralizar isso complementando seu programa de OKR com funções claramente definidas para todos em sua equipe. Dessa maneira, isso garantirá a agilidade no trabalho remoto durante a pandemia.

A empresa de automação Zapier usa uma estrutura chamada DACI para configurar suas equipes remotas. Significa “motorista, aprovador, contribuintes e informado”.

Os motoristas são os líderes. Os aprovadores têm a palavra final sobre cada aspecto do projeto. Colaboradores são consultados por suas opiniões e conhecimentos. Os informados são aqueles que não estão envolvidos no projeto, mas precisam estar por dentro.

Motivar a equipe para atingir as metas é importante. Você pode começar e terminar reuniões obtendo uma atualização do progresso de todos na equipe. Lembre-os consistentemente de como suas tarefas estão relacionadas aos objetivos da empresa.

4. Tornar os processos, a comunicação e a tomada de decisões transparentes

Uma das principais dicas para obter a agilidade no trabalho remoto durante a pandemia é ser transparente.

A transparência é o próximo passo na criação de uma equipe distribuída feliz e produtiva. Todos na equipe devem compreender os processos básicos relacionados ao seu trabalho. Quando possível, os processos devem ser escritos e facilmente acessíveis. A falta de conhecimento e acesso pode prejudicar seus objetivos.

Para conseguir isso, a comunicação deve ser impecável. Segundo uma pesquisa, apenas 55% dos trabalhadores dizem que estão “muito” ou “extremamente” satisfeitos com a comunicação que receberam durante a pandemia de covid-19.

Portanto, considere manter a maioria das áreas de trabalho (no Slack, Google Docs e outras plataformas digitais usadas pela empresa) abertas para que os membros da equipe possam fazer perguntas e ver com seus próprios olhos o progresso que está sendo feito.

Em última análise, você nunca quer que sua equipe fique no escuro sobre como você chegou às suas decisões. Seja aberto sobre o processo e compartilhe os dados que o ajudaram a chegar a uma conclusão. Isso não apenas fará com que sua equipe se sinta incluída, mas também pode gerar confiança e lealdade. Por fim, respeite a abordagem ágil e faça os ajustes necessários para manter o processo eficiente para sua equipe.

5. A liderança deve ser informada, engajada e solidária

Por fim, para que a agilidade no trabalho remoto durante a pandemia possa ser melhorada, é necessário que a liderança se mantenha informada, engajada e solidária com os colaboradores.

Suas equipes ágeis trabalharão e crescerão por conta própria, mas isso não significa que você não deve estar ativamente engajado. Você deve ser informado sobre o progresso deles porque, quando os membros da equipe precisam de seu feedback, você precisa entender o porquê. Configure mecanismos para fazer o check-in sem ser intrusivo.

Quando você está totalmente informado, pode estar realmente engajado. Você sabe quando sua equipe precisa de ajuda ou quando eles podem se perder. Então, em reuniões de equipe individuais e maiores, você pode discutir os problemas enquadrados em uma abordagem baseada em soluções.

Entenda que não importa quanto suporte você forneça, erros acontecerão. Recomendo o desenvolvimento de uma cultura que valoriza iniciativas bem pensadas e funcionários bem-intencionados que compartilham abertamente os erros e os aprendizados a eles associados.

Esse tipo de humildade constrói relacionamentos de confiança que levam aos maiores progressos para o avanço da carreira dos membros da equipe e dos negócios.

Fonte: Forbes.com

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