Embora os eventos online tenham aumentado nos últimos cinco anos, a pandemia de Covid-19 tornou esse tipo de evento obrigatório. Diretrizes de distanciamento social e regulamentos de viagens tornaram grandes reuniões quase impossíveis; no entanto, empresas em todo o mundo se adaptaram a novas regras e criaram eventos virtuais. No entanto, como organizar eventos online na pandemia?
O primeiro passo para criar um evento online que seja um sucesso, é escolher a plataforma que irá usar. Embora muitas empresas optem pelo Zoom (ou outras plataformas de videoconferência), a mídia social também é uma opção.
Quase todas as principais plataformas de mídia social têm opções de transmissão ao vivo, o que facilita quando pensamos em como organizar eventos online na pandemia. As plataformas mais utilizadas para eventos online, são; Facebook Live, LinkedIn Live, Instagram Live, YouTube Livestream e Twitter Live.
Vale destacar que, o Instagram permite que os usuários fiquem ao vivo com outra pessoa, e o Facebook lançou um recurso de compras ao vivo no mês de maio. Para eventos com apenas um palestrante, qualquer uma dessas opções pode funcionar; para perguntas e respostas, o Instagram pode ser a melhor opção.
Ao escolher a plataforma de mídia social, também é importante considerar quem participará do evento. O seu público-alvo usa essa plataforma regularmente? Caso contrário, pode não ser o melhor ajuste. Depois de escolher a plataforma para sediar o evento, considere estas dicas abaixo para garantir que a organização do seu evento online na pandemia corra bem.
Prepare-se bem
A primeira dica sobre como organizar eventos online na pandemia é fácil, mas acredite, nem todos fazem isso.
Os palestrantes devem fazer pelo menos um, e de preferência alguns ensaios para se preparar para o evento. Essas rodadas de prática podem resolver todos os problemas e ajudar a organizar problemas técnicos que podem surgir mais tarde.
Esse tipo de preparação é comum durante um evento presencial, portanto, você não deve pular esta etapa durante a organização do seu evento online na pandemia. Especialmente se você estiver hospedando através de uma rede social que não usa com frequência, pratique algumas vezes para evitar parecer desorganizado ao vivo.
Grave algumas partes do seu evento online
Outra dica importante sobre como organizar eventos online na pandemia, que você pode pôr em prática, é gravar alguns trechos.
Muitos eventos grandes que usam software de conferência combinam elementos ao vivo e pré-gravados. Isso também pode ser feito nas redes sociais. Embora você não precise reproduzir os clipes pré-gravados, pode tê-los prontos para postar quando o evento terminar. Talvez você explique um conceito que as pessoas queiram ver novamente; em vez de tentar se gravar ao vivo, tenha este vídeo pronto para postar quando o evento terminar.
Envolva-se com o público
Ao planejar como organizar eventos online na pandemia, é de suma importância que você pense em como irá engajar e se envolver com o seu público, visto que esse ponto é fundamental para garantir o sucesso do seu evento.
A maioria dos recursos ao vivo da mídia social também tem uma função de bate-papo. Em vez de deixar a função de chat funcionar sozinha, envolva-se com o público. Você pode fazer com que um moderador colete as perguntas mais comuns e responda em tempo real ou economize tempo no final para falar com os espectadores.
As pessoas apreciarão que você reserve um tempo para abordá-los e repassar quaisquer conceitos confusos que precisam de mais explicações. Claro, você pode não conseguir responder a todos os bate-papos, mas peça a alguém para ajudar a encontrar as perguntas mais comuns que surgem durante o evento.
Promova o seu evento online com informações claras
Um dos pontos que não pode ser esquecido, ao pensar em como organizar eventos online na pandemia de Covid-19, é saber onde você promoverá seu material de divulgação
Grande parte de qualquer evento (presencial ou digital) é marketing. Embora você queira exagerar no conteúdo, é igualmente crucial transmitir detalhes precisos. Certifique-se de que o público saiba a que horas você irá ao vivo (não se esqueça dos fusos horários), como eles podem participar, quanto tempo o evento vai durar, como eles podem obter mais informações e quaisquer informações relevantes de que precisam. Torne a adesão o mais simples possível e explique exatamente o que é necessário fazer para participar.
Não se esqueça de promover o seu evento online em todas as redes. Só porque você vai ao vivo no Twitter, não significa que você não deva promover em outras redes sociais. Você também deve aproveitar quaisquer listas de e-mail ou oportunidades de promoção cruzada para aumentar o número de participantes.
Defina as expectativas antes e depois faça o acompanhamento
Por fim, outra dica essencial quando estamos pensando em como organizar evento online na pandemia, é definir as expectativas de seu evento.
Você vai entrar ao vivo, mas tem crianças gritando no fundo? Estamos todos trabalhando remotamente e equilibrando a vida, então deixe seu público saber que eles podem ouvir algum ruído de fundo em algum momento. Você não pode controlar seu vizinho, caso ele comece a fazer algum barulho próximo de sua janela. No entanto, você pode informar aos espectadores que está realizando o evento online em casa, então pode haver algum ruído.
Vale lembrar uma etapa essencial ao pensar em como organizar evento online na pandemia; após o evento, certifique-se de postar todos os materiais imediatamente. Se você discutiu um guia, publique-o online para que os visitantes possam acessá-lo facilmente e não precisem esperar (e talvez esquecê-lo). Depois do evento também é um excelente momento para publicar partes pré-gravadas do evento para manter o público envolvido.
Parece que a maioria dos eventos será digital em um futuro próximo e será necessário prática para aperfeiçoar os elementos técnicos. Contanto que você prepare seu público, pratique, envolva e promova, você verá o sucesso com eventos online.
Fonte: Forbes.com
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